Del IV » Styring og kontroll i verksemda

Styring og kontroll i verksemda

Vi har blitt meir profesjonelle i vår interne og eksterne styring det siste året, og vi vil fortsetje denne utviklinga i 2017.

Verksemdsstyring

Juni 2016 signerte leiinga i KD, Udir og DFØ ein tre- parts-avtale om samarbeid knytt til utviklinga av styringsdialogen mellom departementet og direktoratet. Føremålet med dette samarbeidet er å:

  • Utvikle ein meir overordna og strategisk styringsdialog: «Effektiv etats- og sektorstyring med tydelige mål og prioriteringer og frihet i oppgaveløsningen»
  • Utvikle etatsstyring og verksemdsstyring parallelt


Det er departementet og Udir som eig prosessane knytte til arbeidet med å utvikle styringsdialogen. DFØ bidreg som rådgivar inn i dette arbeidet, og dei tilbyr leveransar i form av kurs, faginnlegg, workshops og rådgiving.


Arbeidet skal resultere i ei avtalt forståing for:

  • Kva er «gode» mål og styringsparametrar i Prop. 1 S?
  • Korleis utforme tildelingsbrev som gir handlingsrom og gjennomføringskraft med vekt på målformuleringar, styringsparametrar, resultatkrav, oppdrag, krav til rapportering, m.m.?
  • Korleis få til ei meir resultatorientert styring i departement og verksemd, med vekt på planlegging, oppfølging og rapportering av effekten (ved hjelp av styringsparametrar, tilstandsvurderingar, evalueringar)?
  • Korleis sikre betre avgjerdsgrunnlag (i underliggjande verksemder og i departementet)?
  • Korleis integrere risikostyring i mål- og resultatstyringa?

Nye brukareffektmål

Samarbeidet starta i byrjinga av 2016 med ein gjennomgang av årsrapporten for 2015. I hovudsak var tilbakemeldingane på denne rapporten at vi framleis bruker for mykje plass på å beskrive kva vi har gjort gjennom året, framfor å seie noko om kva vi har oppnådd av resultat og mål. Det samsvarer med KDs tilbakemelding på rapporten. I tillegg bør vi i større grad kople ressurs bruken til det faglege arbeidet og knyte vurderingar til prioriteringar vi har gjort i ressursallokeringa. Effekten bør omtalast der det er dokumenterbart.

Arbeidet i 2016 har resultert i nye brukareffektmål for tildelingsbrevet for 2017 med tilhøyrande styringsparametrar. Måla har no fått ei tydeleg tilvising til hovudmålgruppene våre: barnehagemyndigheiter og barnehage- og skoleeigarar. Det er først og fremst gjennom dei vi skal påverke utviklinga i sektoren. Både toppleiinga i KD og Udir har delteke aktivt i arbeidet og fått betre forankring av og forståing for mål- og resultatstyring.

Samarbeidet vil òg halde fram i 2017 med vekt på å vidareutvikle styringsdokument som tildelingsbrev og oppdragsbrev. I denne samanhengen vil vi òg sjå nærmare på nivå, omfang og struktur på rapporteringa frå Udir til KD.

Porteføljestyring

Digitalisering er ein viktig dimensjon ved forbetring og effektivisering av offentlege tenester. Direktoratets IT-portefølje må derfor vurderast og styrast i lys av dei tenestene direktoratet forvaltar.

For å oppnå ei meir strategisk planlegging og styring av IT-porteføljen har direktoratet etablert ein eigen porteføljestyringsfunksjon.1 Føremålet med porteføljestyring i direktoratet er å gi god oversikt, heilskap og samanheng i styringa av IT-porteføljen. Porteføljestyret består av direktørgruppa i direktoratet. Det er oppretta ein eigen funksjon, eit porteføljekontor, som legg til rette for godt avgjerdsgrunnlag og oppfølging av avgjerder i porteføljestyret.

Porteføljestyringa er knytt til dei ulike fasane eit digitaliseringstiltak gjennomgår. Porteføljestyring omfattar både avgjerdspunkt i denne kjeda og monitorering av status på det som er sett i gang.

Langsiktige prognosar knytte til politiske ambisjonar og prioriteringar, i tillegg til generell samfunnsutvikling og teknologiutvikling, føreset ei vurdering av kva for moglege innsparingar eller auka måloppnåing som kan forventast gjennom digitalisering. Desse prognosane kan òg omfatte venta strukturelle endringar og rammefaktorar som vil tvinge fram endringar i den eksisterende porteføljen. Innafor dei rammene som departementet set, avgjer porteføljestyret kva for utgreiingar og forprosjekt som skal setjast i gang for å avdekkje gevinstar, kostnader og risiko knytte til eventuelle utviklingsprosjekt. Basert på gjennomførte forprosjekt og utgreiingar vil det liggje føre ein del konkrete forslag til digitalisering av tenester, som anten inneber ei vesentleg utviding av eksisterande system eller etablering av nye. Porteføljestyret avgjer i neste omgang kva som skal realiserast, kva som må vente, og kva som ev. ikkje skal realiserast. Porteføljestyret gjer prioriteringar og avgjerder i dialog med departementet gjennom dei ordinære budsjett- og rapporteringsprosessane. Summen av prosjekt som det er vedteke å setje i gang, vil utgjere utviklingsporteføljen. Når prosjektfasen er avslutta, går systemet over i forvaltning.

Grafikk: Prosess; langsiktige prognoser og muligheter - Beslutningspunkt - Utredning - Beslutningspunkt - Utvikling - Forvaltning

Strategi og verksemdsmodell

Intern styring i direktoratet er knytt til måla i tildelings- brevet og til direktoratets strategi. I modellen på neste side er sektormåla og verksemdsmåla i tildelingsbrevet lagde inn i resultatkjeda på samfunns- og brukareffektnivå. I tillegg er mål og arbeidsmåtar i strategien relaterte til direktoratet sine produkt, aktivitetar og innsatsfaktorar. På denne måten rammar strategien inn den verksemds- interne delen av resultatkjeda. Sektormål og mål for verksemda grunngir vår disponering av innsatsfaktorar og våre aktivitetar og leveransar, mens strategien viser korleis vi skal innrette oss for å nå måla.

1Rammeverket for porteføljestyring i direktoratet byggjer på den britiske metodikken «Management of Portfolios» (MoP®)

Etatsstyring og fagstyring

Vi arbeider framleis med å forbetre styringa av verksemdene som vi har ein styringsrelasjon til. Vi legg vekt på å få ein mest mogleg lik struktur, samstundes som vi tek omsyn til ulikskapar mellom verksemdene. Vidareutvikling av mål- og resultatstyring, inkludert utvikling av styringsparameter, held fram i dialog med den enkelte verksemda. Direktoratet legg særleg vekt på at etatsstyringa skal bidra til at verksemdene trekkjer i same retning, opp mot sektormåla.

Vurdering av måloppnåing for Udirs underliggjande etatar blir formidla gjennom eigne rapportar med leveringsfrist 30. april 2017. I tillegg til å vurdere måloppnåing i den enkelte verksemda vurderer vi det samla bidraget opp mot sektormåla for barnehagen og skolen.

Grafikk: Innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter/tjenester, mål for direktoratet (brukereffekt), sektormål (samfunnseffekt)

Etatsstyring av Statped

Udir har halde fram med å følgje opp Statped tett i omstillingsperioden. Samtidig som vi skal vere tett på, har vi arbeidd med å dreie styringa meir mot ei overordna styring med tilstrekkeleg handlingsrom. Omstillinga er primært ei kvalitetsreform, men fordi ho òg inneber ei organisatorisk endring, har Statped hatt merksemda retta mot struktur- og systemendringar i omstillingsperioden.

Vi ser at omstillinga som Statped har gjennomført for å etablere ei samla, landsdekkjande verksemd med nye strukturar, system og rutinar, har vore omfattande og grundig. For å oppnå dei faglege endringane har Statped teke i bruk nye arbeidsformer og nytt tankesett. Vi ser at Statped er på veg mot ei ynskt retning, men vi ser òg at det vil krevje kontinuerleg innsats over lengre tid for å realisere intensjonane bak omstillinga. Dei gjennomførte tiltaka er eit godt utgangspunkt for ei slik vidare utvikling.

Styring av fylkesmannen

Vi har ansvaret for styringa av fylkesmannen innanfor barnehage- og grunnopplæringsområda. Fylkesmennene har roller som iverksetjar, samordnar, rettstryggleiksinstans og informasjonskanal i fylka.

Fylkesmennene har mange oppgåver med høg kompleksitet. Det er viktig at vi sikrar føreseielege og tilstrekkelege ressursar til fylkesmennene. Vi har i 2016 gitt oppgåver og oppdrag på eit meir overordna nivå og redusert omfanget av rapporteringskrav i styringsdokumenta. Vi har lagt til rette for betre samordning og større fleksibilitet for embeta til å velje verkemiddel ut frå dei lokale utfordringane i fylka. Vi har tilpassa styringa vår til det gjeldande styringssystemet frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I 2017 vil vi evaluere erfaringane vi har gjort med styringa av fylkesmennene i 2016, og gjere nødvendige justeringar.

I 2016 har det gått føre seg ei rad prosjekt som fylkesmennene har vore sentrale i, og som vil få direkte konsekvensar for dei. Vi kan særleg trekkje fram prosjektet som vurderer fylkesmannens framtidige struktur, der det ligg an til at fleire embete vil bli slått saman.

Styringsmøta og fagmøta er i stor grad vidareførte med same frekvens som tidlegare. I 2016 har vi arbeidd vidare for å få ein best mogleg effekt ut av fagmøta. Vi har som mål å få til gode drøftingar og erfaringsutveksling om dei mest aktuelle tema på desse møta.

I 2017 vil vi halde fram arbeidet med å leggje til rette for gode interne prosessar for styring av fylkesmannen. Vi vil òg utvikle samarbeidet mellom fylkesmennene og oss.

Grafikk: I 2015 brukte fylkeskommunane nærmare 2,5 milliardar kroner på spesialundervisning og særskild tilrettelegging.

Fagstyringa av dei nasjonale sentra

I 2016 har det vore uvisse om kva som blir den endelege avgjerda om framtidig organisering av sentra, jf. Gjedrem-Fagernæs-rapporten. Dette har prega både verksemda i sentra og styringsrelasjonen mellom direktoratet og sentra i 2016. Lesesenteret, Skrivesenteret, Matematikksenteret, Naturfagsenteret og NAFO har viktige roller i nasjonale satsingar og andre statlege oppgåver. Nasjonalt senter for mat, helse og fysisk aktivitet har felles oppdrag frå oss og Helsedirektoratet. Sentra har ei viktig rolle med å bidra på område der Udir ikkje har eigen spisskompetanse. Andre senter har færre senterspesifikke oppdrag, og dei bidreg primært med innsatsen retta mot praksisfeltet innan hovudoppgåvene som er definerte for sentra.

Nokre av sentra har over år hatt mindreforbruk og dermed opparbeidd betydelege restmiddel. Derfor har økonomistyring vore eit sentralt tema i styringa av sentra også i 2016. Mindreforbruket er redusert med om lag 40 prosent ved utgangen av 2016 samanlikna med 2015, noko som tyder på at den særskilde oppfølginga har vore vellukka.

Styring av samiske skolar

Styret for dei vidaregåande skolane sit på overtid, og det sitjande styret har ikkje den krafta det kunne hatt. Vi har sendt ut nye oppnemningsbrev i 2016, slik at eit nytt styre vil vere på plass i første halvår 2017. I styringa av dei samiske vidaregåande skolane har vi sett spesielt på læringsresultat, gjennomføring og læringsmiljø. Vi har òg lagt vekt på dei ordningane skolane har rundt dei elevane som bruker vertsfamilieordninga.

Styringa av Sameskolen for Midt-Norge vart våren 2016 prega av det særskilde oppdragsbrevet knytt til avviklinga av skolen. Fokuset vart derfor retta inn på å setje i gang og utføre avviklingsprosessar i tråd med oppdragsbrevet frå Kunnskapsdepartementet og i samarbeid med skolen sjølv og arbeidstakarorganisasjonane sentralt. Ved endringa i RNB vart det viktig å ha spesiell merksemd på normal drift hausten 2016, til dømes fjernundervisning og språksamlingar for dei elevane og dei kommunane som spurde etter desse tenestene.

Utkvittering av risiko frå 2. tertial

Jamleg gjennomføring av risikovurderingar i Udir og gjeldande prosessar og rutinar knytte til oppdraget vårt, gjer at det er lite truleg med vesentlege avvik frå planar eller uventa negative hendingar. Det er likevel fem risikoområde som Utdanningsdirektoratet formidla til departementet gjennom 2. tertialrapport:

  1. Driftskostnader
  2. Bemanningsreduksjon
  3. Fråværsgrensa
  4. Psykososialt skolemiljø
  5. 0-24-oppdraget


1. Risiko: Driftskostnader for både faglege ordningar og sektorretta IT-system er i fleire tilfelle finansierte over fagkapitla. Direktoratet har foreslått at finansiering av drifta for IT-systema våre bør samlast på 220.21, då dette vil gi direktoratet større moglegheit til å forvalte denne porteføljen på ein heilskapleg og kostnadseffektiv måte. Vi viser til ein pågåande dialog om dette. Ei slik flytting av finansieringa vil likevel krevje at midlar òg blir overførte, da det ikkje er rom for ei slik finansiering innafor dagens rammer på 220.21. Vi har likevel fått signal om at vi i budsjettrammene for 2017 vil bli pålagde å finansiere både prøve- og eksamenssystema og tiltak for regelverksetterleving over driftskapittelet, utan at det blir tilført ekstra midlar for dette. Vi vurderer at nødvendige omprioriteringar på driftskapittelet på grunn av dette, vanskeleg kan gjennomførast utan at faglege tiltak må nedskalerast eller avviklast.


Vurdering: Kunnskapsdepartementets avgjerd om at forvaltning og utvikling av PAS-PGS skal finansierast over direktoratets driftsbudsjett, utan overføringar av midlar, har gjort det nødvendig å nedprioritere faglege tiltak, slik det vart varsla i risikovurderinga for 2. tertial. For å sikre nødvendig drift i PAS/PGS og ferdigstille utviklinga av PAS- prøver, slik at vi kan gjennomføre nasjonale prøver i eit nytt system 2017, har vi valt å inntil vidare stoppe utviklinga av nye frivillige karakterstøttande og læringsstøttande prøver i grunnskolen. På denne måten frigir vi midlar frå gjeldande budsjett.


2. Risiko: Risiko knytt til budsjettkutt i form av stillingsreduksjonar pregar risikovurderingar denne hausten. Uendra krav frå departementet når det gjeld forventa tenester og leveransar frå direktoratet, gir lite rom for å kunne gjere vesentlege prioriteringar og nødvendig allokering av ressursar. Ein konsekvens kan vere at prioriterte oppgåver blir skadelidande og ikkje følgde opp på ein tilfredsstillande måte. Vi viser her til tidlegare korrespondanse med departementet knytt til finansiering av stillingar. Direktoratet vil etter avtale oversende ein revidert plan knytt til oppfølging av tildelingsbrev 2016 og dei kommande to åra innan 1. november 2016.


Vurdering: Direktoratet skal innan utløpet av 2018 tilpasse talet på fast tilsette til den løyva vi fekk over kap. 220 post 01. Det inneber ein reduksjon i driftsrammene våre som gjer det nødvendig å redusere talet på stillingar.

Uendra krav frå departementet når det gjeld forventa tenester og leveransar, gir lite rom for å kunne gjere vesentlege prioriteringar og nødvendig allokering av ressursar. Ein konsekvens kan bli at prioriterte oppgåver ikkje blir følgde opp på ein fullt ut tilfredsstillande måte.


3. Risiko: Det nye regelverket om fråværsgrense i vidaregåande opplæring må ha særskild merksemd. Det er viktig at dei vidaregåande skolane etterlever regelverket, og at elevane ikkje opplever forskjellsbehandling. Dette fordrar mellom anna god informasjon og rettleiing, og at statlege myndigheiter opptrer einskapleg. Utdanningsdirektoratet vurderer fortløpande om informasjonen og rettleiinga på Udir.no er dekkjande, og vi vil inntil vidare halde fram med å svare på alle spørsmåla frå fylkesmenn, fylkeskommunar, organisasjonar m.m. i dialog med departementet. Direktoratet følgjer òg med på kva for konsekvensar grensa gir.


Vurdering: Utdanningsdirektoratet har gitt den nye fråværsgrensa i vidaregåande opplæring særskild merksemd denne hausten for å førebyggje forskjellsbehandling av elevar mellom skolar. Vi har publisert ulike former for informasjon og oppdatert og supplert denne informasjonen ved behov. I tillegg til å svare på spørsmål fra fylkesmenn, fylkeskommunar, organisasjonar m.m. i dialog med departementet, har vi fått og svart på ei rad spørsmål frå elevar og foreldre knytt til mellom anna køyreopplæring og legeerklæring.

Det er fastsett ein ny fagmerknad for elevar som ikkje får standpunktkarakter/halvårsvurdering med karakter i fag på grunn av overstigen fråværsgrense. Statistikk for kor mange elevar dette gjeld, vil vere klar hausten 2017. Utdanningsdirektoratet arbeider òg med å få oversikt over kor mange elever som ikkje har fått halvårsvurdering med karakter etter første halvår skoleåret 2016/17.

Når det gjeld behov for justeringar i regelverket, viser vi til vårt svar på oppdragsbrev 13-16 og utkast til oppdragsbrev som kom 13. desember 2016 med svarfrist 10. januar 2017.


4. Risiko: Risiko knytt til ulike statlege tiltak i samband med elevane sitt psykososiale skolemiljø vil prege 2017. Det viktig at Utdanningsdirektoratet og fylkesmennene syter for at sektoren får god informasjon og rettleiing om det nye regelverket, men òg at sektoren får tilstrekkeleg tid til å innarbeide endringane før dei blir sette i verk. Handhevingsordninga skal vere enkel, trygg og rask. Dette vil stille store krav til fylkesmennene og direktoratet, jf. høyringsnotatet, mellom anna når det gjeld kompetanse, kapasitet, tilgjengeligheit og samordning. Utdanningsdirektoratet arbeider no med fleire plandokument som skal liggje til grunn for arbeidet i 2017. Vi vil ha dette temaet på dagsorden i kontakten vår med fylkesmennene.


Vurdering: Tiltak knytte til implementering av regelverket om psykososialt skolemiljø har vore og er ei prioritert oppgåve. I samarbeid med embeta har vi utarbeidd ein plan for implementering. Planen omhandlar mellom anna tiltak knytte til kompetanseheving, samordning, korleis vi kan gjere den nye handhevingsordninga kjend, byggje tillit til ordninga og sikre informasjon retta mot sektoren.

Utdanningsdirektoratet får truleg ei ny oppgåve som klageinstans knytt til den nye handhevingsordninga. Direktoratet har ikkje fått friske midlar til å utføre denne oppgåva, noko som kan innebere at vi må nedprioritere andre oppgåver.


5. Risiko: I samband med risiko knytt til 0-24-samarbeidet viser vi til særrapporteringa om denne saka.


Vurdering: Det er lagt eit godt grunnlag for samarbeidet både frå departementa og direktorata, men det vil krevje kontinuerleg merksemd å vidareutvikle og styrkje felles oppfatningar av problem og løysingar. Det er nødvendig med støtte frå departementa og forankring internt i direktorata for å få gjennomført nødvendige tiltak. Det pågår mange parallelle innsatsar som programmet må ta høgde for, samtidig som det er umogleg for programmet å ta inn over seg alt som er potensielt relevant. Det vil vere nødvendig å sikre god samordna styring og leiing på alle nivå. Vi har utfordringar knytte til å kommunisere føremålet med arbeidet godt nok internt og eksternt, og med å oppfylle forventningar om raske, synlege resultat i sektoren.

Grafikk: 77 prosent av lærlingene er i arbeid året etter at de tok fag-/svennebrev. 15 prosent er i utdanning.

Sikkerheit og beredskap

Det er ikkje registrert kritiske hendingar på sikkerheits- og beredskapsområdet i Udir i 2016.

ROS-analysar

Kunnskapsdepartementets styringsdokument for arbeid med samfunnssikkerheit og beredskap i kunnskapssektoren ligg til grunn for direktoratets arbeid på feltet – saman med eForvaltningsforskrifta og KMDs Handlingsplan for informasjonssikkerheit i statsforvaltninga 2015-2017. ROS-analysar er ein viktig del av sikkerheits- og beredskapsarbeidet i direktoratet, og vi har i 2016 gjennomført ROS-analysar på fleire område. Det er mellom anna gjennomført ROS-analysar for samfunnssikkerheit og beredskap, for HMS-området og for IT-systema. Direktoratet har system, malar, rettleiingar og retningslinjer for å sikre gjennomføringa av analysane. Leiinga i direktoratet følgjer opp analysane.

Gjennomføring og evaluering av kriseøving i 2016

Den 8. desember gjennomførte direktoratet ei kriseøving. Scenariet handla om ei kritisk hending som ramma heile direktoratet, og det var spesielt lagt opp til å trene på varslingsplanane i direktoratet, på kommunikasjon og samhandling både internt og eksternt, og på å vere proaktiv i ein krisesituasjon. Både toppleiinga og nøkkelpersonell har øvd i 2016. Direktoratet har teke i bruk krisestøtteverktøyet CIM i sikkerheits- og beredskapsarbeidet, og bruken av CIM i Udir skal etter planen vidareutviklast i 2017. Øvingane blir evaluerte i etterkant, og det er planlagt fleire øvingsaktivitetar i verksemda som ein del av forbetringsarbeidet.

Evalueringa etter øvinga har vist at direktoratet bør trene meir på koordinering og samarbeid mellom dei internt berørte funksjonane innafor beredskapsarbeidet, og at tiltakskorta blir igjennomgått i ei eiga øving med dei. Denne gjennomgangen er planlagd i mai 2017. Evalueringa viste òg at det er behov for at leiinga får tilgang og opplæring i CIM, spesielt i delar som inneheld logg, situasjonsoversikter, tiltakskort og rapportar. Planen er å gjennomføre opplæring og tilrettelegging i mars 2017.

Styringssystem for informasjonssikkerheit (SSIS)

Styringssystemet for informasjonssikkerheit i direktoratet er basert på ISO 27001:2013 og 27002:2013, og det er tilpassa dei verksemdsbehova direktoratet har. Direktoratet har i 2016 gjort tiltak for å setje styrings- systemet for informasjonssikkerheit i samanheng med den heilskaplege verksemdsstyringa i direktoratet. Direktoratet arbeider kontinuerleg for å forbetre styringssystemet. Dette gjeld både kompetansen og kulturen i verksemda, men òg systemet for risikovurderingar, risikohandtering og hendingshandtering. Det er gjennomført eit prosjekt i 2016/2017 for strategiske tiltak for IT-området, og dei overordna styringsdokumenta for informasjonssikkerheit skal etter planen oppdaterast i samsvar med dette.

Sikkerheit i digitale tenester

Udir har i 2016 styrkt samordninga på tvers av digitale tenester og system. Dette omfattar mellom anna område som autentisering og autorisering av brukarar, kryptert overføring av informasjon, pseudonymisering av personopplysningar og skjerming av publiserte data for små aggregeringseiningar for å motverke indirekte identifisering av personopplysningar. I vår eiga driftsavdeling og hos våre eksterne driftsleverandørar følgjer dei utviklinga innan teknologi og trusselbilete. Det blir gjennomført oppdateringar av teknisk infrastruktur og av rutinar for overvaking og sikkerheitstesting, slik at vi held ved lag ei forsvarleg sikring mot innbrot og/eller tenestenektåtak.

Digital beredskap

Direktoratet har rutinar for å sikre digital beredskap på kritiske tenester. Beredskapsdokumenta blir reviderte jamleg. Før viktige tenester blir sette i gang, er det eit møte med alle involverte for å gjennomgå og klargjere beredskapsdokumenta. Den digitale beredskapen er godt innøvd, og systemet blir evaluert minst årleg.

Nasjonale felleskomponentar

  • Udirs nasjonale register for skolar og barnehagar har ein tovegs integrasjon med Einskapsregisteret.
  • Ny løysing for brukarautentisering for eksamens- og prøvesystema er integrert både med FEIDE og DIFIs ID-port og vart teken i bruk i 2016. Integrasjonen vil etter kvart bli teken i bruk av fleire av systema våre, i første omgang av systemet for søknader om vidareutdanning.

Vidare har Udir i 2016:

  • Halde fram med å vidareutvikle Grep, den nasjonale databasen vår for fag og læreplanar. Grep er ope tilgjengeleg under data.udir.no og er i utstrekt bruk av offentlege og private aktørar i utdanningssektoren. Vi har begynt å førebu endringane i Grep som vil følgje av læreplanrevisjonane som er sette i gang, jf. Stortingets vedtak etter Meld. St. 28 (2015-2016) Fag – Fordypning – Forståelse.
  • Vidareutvikla arkitekturen i det sentrale statistikksystemet vårt, mellom anna med eit API mot publiseringsdatabasen. Dette gir grunnlag for å kunne utvikle ei open tilgjengeleg teneste for barnehage- og utdanningsstatistikk. I dag er data frå Barnehagefakta.no ope tilgjengelege under data.udir.no.
  • Vidareutvikla det heilskaplege systemet vårt for sikker forvaltning av tilskotsordningar, mellom anna gjennom å utvide systemet med tilskotsordninga for læremiddel.
  • Bekjentgjort og tilgjengeleggjort vår eigenutvikla høyringsløysing som andre etatar kan bruke, i første omgang gjennom ein avtale med Direktoratet for Samfunnssikkerheit og Beredskap. Høyringsløysinga er ei heilt generell løysing som kan ha stor bruksverdi for alle offentlege etatar som gjennomfører høyringar.
  • Gjennom oppbemanning styrkt vår kompetanse og kapasitet for tverrgåande samordning av IT-arkitektur og utviklingsaktivitetar. Vi utnyttar nasjonale felleskomponentar der det er mogleg, og vi identifiserer kandidatar som kan bli nye felleskomponentar for sektoren og/eller i vår eigen interne IT-arkitektur.

Kultur, kunnskap og kompetanse

Direktoratet arbeider kontinuerleg for å vidareutvikle kunnskapen, kompetansen og kulturen hos alle tilsette i verksemda. Alle nytilsette får sikkerheitsopplæring som omfatter fysisk sikkerheit, informasjonssikkerheit og personvern, og det er tilbod om kurs og bistand for tilsette, mellom anna i arbeidet med ROS-analysar. Utdanningsdirektoratet gjennomfører årleg aktivitetar i den nasjonale sikkerhetsmånaden i samarbeid med nasjonale sikkerheitsmyndigheiter og Difi. Det er ekstra tiltak i sikkerheitsmånaden for å syte for at retningslinjer og rettleiingar er kjende. Vidare blir det gjennomført e-læring, sett opp sikkerheitstips på intranettet og i lokala, og sikkerheit var tema på eit allmøte, forankra og tydeleggjord av toppleiinga ved direktøren.

Offentlege innkjøp

Administrasjon

Utdanningsdirektoratet nyttar innkjøpsverktøyet Mercell for alle innkjøp over 100 000 kroner. Det er i løpet av 2016 lyst ut 41 konkurransar og 10 prekvalifiseringar. Arbeidet har bestått av bistand med utlysingstekst med tilhøyrande dokumentasjon, registrering i Mercell, oppfølging av konkurransen undervegs, bistand i vurdering av tilbod og ved inngåing av kontraktar.

Rettleiing

For å bidra til at den enkelte avdelinga som gjer innkjøp, oppfyller reglane i lov og forskrift om offentlege innkjøp, har Utdanningsdirektoratet etablert ei tverrfaglig gruppe som bidreg med rettleiing. Innkjøpsgruppa består av ressursar med juridisk, IT-fagleg og innkjøpsfagleg kompetanse.

Utdanningsdirektoratet har fleire styringsdokument som den enkelte tilsette skal følgje. Dokumenta er tilgjengelege på intranettet Fibel, og består av overordna policy, interne innkjøpsrutinar, sjekkliste og fleire ulike prosesstøttande rettleiarar og malar som kvar tek for seg eit bestemt tema i ein innkjøpsprosess. Innkjøpsgruppa har ansvaret for å halde styringsdokumenta oppdaterte.

Både lov og forskrift om offentlege innkjøp har gjennomgått store endringar som tok til å gjelde i august 2016 og i januar 2017. Endringane har ført til justeringar av rettleiarar i 2016, og det er planlagt ein større gjennomgang av interne rettleiarar og rutinar i 2017. Det er òg sett i gang planlegging av kurs med eksterne føredragshaldarar for tilsette i februar 2017.

Likestilling

Utdanningsdirektoratet bruker rettleiaren Statlige virksomheters likestillingsredegjørelser etter aktivitets- og rapporteringsplikten som verktøy i rapporteringa om likestilling. Ettersom rettleiaren tilrår å bruke tal frå Statens sentrale tenestemannsregister (SST) i rapporteringa, blir utgreiinga om likestilling ettersend når desse tala ligg føre våren 2017. Vi har ei bevisst haldning til likestillingsspørsmål, spesielt ved rekruttering og vurdering av lønn.

Lønnsfordeling mellom kjønna

Gjennomsnittleg lønnstrinn i Utdanningsdirektoratet er 67 ved utgangen av 2016. Menn har no gjennomsnittleg to lønnstrinn meir i lønn enn kvinner, og det er viktig at det ikkje utviklar seg lønnsskilnader som er kjønnsrelaterte. Vi har ikkje grunnlag for å seie noko anna enn at skilnaden kjem av individuell ulikskap i lønnsfastsetjinga. Gjennomsnittleg lønnstrinn for menn er på 68, mens gjennomsnittleg lønnstrinn for kvinner er 66 ved utgangen av 2016.

Koordinere lærlingordninga

Utdanningsdirektoratet har hausten 2016 fire lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget og to lærlingar i IKT- servicefaget. Utdanningsdirektoratets ambisjon er å ha fire lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget og to lærlingar i IKT-servicefag. I tillegg har Utdanningsdirektoratet eit samarbeid med Statens Hus på Hamar der ein lærling har noko av opplæringstida i Avdeling for læringsmiljø og rådgiving. I 2016 har ein lærling teke fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget.

Helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid

Utdanningsdirektoratet arbeider systematisk og målretta for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. Vi har ei HMS-handbok og eit arbeidsmiløutval (AMU) som sikrar at arbeidet med arbeidsmiljø, helse og sikkerheit blir teke vare på i samsvar med krava som er fastsette i lover og forskrifter. Handboka er lett tilgjengeleg for alle tilsette via HR-portalen på intranettet vårt. AMU har fire faste møte i året. AMU består av tre representantar frå dei tilsette og tre representantar frå leiinga i Utdanningsdirektoratet. I tillegg er bedriftshelsetenesta representert med ein rådgivar på alle møta i AMU. Kvart år arrangerer AMU HMS-veker. I fire veker gjennomfører vi ei rad tiltak for å auke bevisstheita om god helse, godt arbeidsmiljø og god sikkerheit. I tillegg motiverer vi dei tilsette til å gjere nokre enkle grep for å få ein sunnare arbeidskvardag.

Utdanningsdirektoratet er delt inn i fem verneområde: tre i Oslo, eitt på Hamar og eitt i Molde. Hovudverneombodet er fast medlem av AMU.

Kompetanseutvikling

Vi gjennomfører ulike tiltak som ein del av ei kompetanseutviklingspakke for medarbeidarane. Vi gjennomfører introduksjonskurs inntil tre gonger i året, samstundes er både PULS og Byråkratskolen framleis ein del av kompetansetilbodet. I 2015 etablerte vi eit nytt tilbod, Prosjektskolen. Dette tilbodet vart godt motteke og har blitt ein del av kompetansetilbodet i direktoratet.

Toppleiargruppa deltek på «Program for toppleder- grupper i staten» i regi av Difi. Programmet blir avslutta i 2017. Føremålet med programmet er å bidra til betre leiing i staten. Målet er å bidra til å utvikle effektive leiargrupper, utvikling av ferdigheiter knytte til strategisk leiing og refleksjon og erfaringsutveksling på tvers av toppleiargrupper i staten. Utdanningsdirektoratet deltek saman med toppleiargruppene i Bufdir, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Helse- og omsorgs- departementet.

«Brukarane blir inviterte inn frå tidleg konseptfase, og resultatet blir betre brukaropplevingar.»

Brukarorientering

udir.no: For å sikre at vi løyser oppgåvene våre på ein god måte, involverer vi brukarane og dei ulike målgruppene i prosjekta våre. I stadig fleire prosessar bruker vi tenestedesign som prinsipp: Brukarane blir inviterte inn frå tidleg konseptfase, og resultatet blir betre brukaropplevingar.

Nettsida Udir.no skal hjelpe og støtte barnehagar, skolar og lærebedrifter til å gi alle ei god og trygg utdanning. Nettsida skal ha korrekt innhald som er lett å finne og lett å forstå. Dette bidreg til å fjerne tidstjuvar. Nettsida skal støtte opp under gode prosessar og hjelpe barnehage- og skolefolk med å løyse oppgåvene dei har. Arbeidet med å forenkle og digitalisere nettsidene er ein kontinuerleg utviklingsprosess der vi vil halde fram med å involvere brukarane, teste ut nye moglegheiter og måle effekten av det vi gjer. (Les meir under «Informasjonsoppgåver i Direktoratet».)

Høyringsløysinga: Høyringssystemet er ei løysing for å gjennomføre Utdanningsdirektoratets høyringar overfor allmenta. Målet med høyringssystemet er å bidra til betre og meir effektive gjennomføringar av høyringar og meir demokratiske høyringsprosessar. Det vart teke i bruk første gong medio 2014 og har mellom anna auka talet på svar vi får frå lærarar. Høyringssystemet er kopla opp mot nettsidene våre slik at allmenta kan få oversikt over kvar i prosessen ei høyring er. Desse sidene publiserer svar frå offentlege instansar automatisk. I tillegg til å gjere høyringsprosessane meir oversiktlege og transparente har systemet effektivisert arbeidet for arkivarar og saksbehandlarar i Utdanningsdirektoratet. Alle høyringssvar blir journalførte automatisk, og saksbehandlarane har redusert tidsbruken på å samanstille rapportar. Tidsbruken på samanstilling av ei mellomstor høyring på 200 svar er redusert frå 40 timar til 5 minutt. Høyringssystemet er laga som ei skyløysing, noko som gjer det enklare å dele med andre. I 2016 gjorde Utdanningsdirektoratet ein avtale med Direktoratet for samfunnssikkerheit og beredskap om deling av høyringssystemet slik at dei òg kan bruke systemet til å gjennomføre sine høyringar.

RefLex: Vi har arbeidd med å leggje til rette for gode sjølvbeteningsløysingar for privatpersonar, skolar og kommunar. Vårt nettbaserte verktøy for eigenvurdering, RefLex, vart utvida til også å omfatte barnehagemyndigheiter og skoleeigarar. Begge gruppene kan no gjennomføre eigenvurderingar på sjølvvalde tema.

Tilsyn: Vi lanserte ei eiga nettside for tilsynet vårt med private skolar, der alle som er interesserte, kan følgje med på tilsyna vi gjennomfører med dei frittståande skolane. Nettsida inneheld informasjon om gangen i saka, kva for tema vi fører tilsyn med, og sjølve tilsynsrapporten.

Fleire tenester der brukarorientering har stått sentralt, er omtalte i Del III.